Gestión del Cambio: impactos y brechas en su proyecto

Cuando hablamos de proyectos de transformación (tecnología, calidad, procesos, fusiones, valores, estructura e identidad, etc.), una de las estaciones relevantes en esta ruta es la identificación y análisis de los impactos en los stakeholders.  Para cerrar las brechas existentes es fundamental la gestión del cambio desde el estado actual hasta llegar al estado futuro o ideal (al final del post hay una herramienta para gestionarlo).

Para el Human Change Management Institute este punto hace parte del inicio de la etapa de Ejecución en un proceso de gestión del cambio, pero reconoce que “no siempre es posible identificar todos los impactos después del diseño conceptual”.   Asimismo afirma que podrían encontrarse otros impactos durante esta fase o incluso después de la implementación. La atención a modificaciones del entorno y la flexibilidad  son muy importantes.

Impactos en la gente

Estudie y analice el diseño conceptual, el  blueprint aprobado o el proyecto definido y validado.  Sumado a esto, repase y comprenda los procesos intervenidos y entrevístese con los gestores de la transformación. ¿Qué deberá indagar? Cuáles de los objetivos, actividades y tareas planeadas van a afectar a las personas. Si es necesario genere conversaciones con los stakeholders.

Dentro de esos impactos podrá hallar requerimientos de habilidades técnicas y personales, desconocimiento de propósitos, cambio de funciones, ajuste de estructuras, modificación de sitios de trabajo y seguramente oposición al proyecto, entre muchas otras posibilidades.

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Fig. 1. Elaboración Propia. Impactos Organizacionales en Personas (Decargable)

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Identificación de brechas de cambio

Una vez identificados los impactos en las personas, verifique cuál es el estado actual de cada uno de esos ítems y cuál sería su estado ideal para facilitar el cambio.  Luego de tener definido esto, reconocerá cada brecha encontrada (estado actual vs estado ideal) y podrá proponer las acciones necesarias para mitigar esos riesgos. Esto irá registrado en su plan de gestión del cambio o en una matriz de brechas (Para descargar, ver Fig. 2).

Por ejemplo, si por la transformación usted evidencia que el equipo de usuarios va a requerir nuevas habilidades y competencias específicas, propondrá un plan de capacitación puntual en esos temas para garantizar el cierre de esa brecha. Si hay desconocimiento del proyecto por parte de un stakeholder influyente, diseñará una estrategia de comunicación interna para ese grupo o persona.

Para finalizar, quiero compartir con ustedes una Matriz de Brechas de Cambio que preparé hace unos años para un cliente del sector de información y logística.  Esta empresa implementó un centro de servicios compartidos y un ERP de Oracle para atender su operación de procesos financieros en Latinoamérica. Este documento está ajustado y mejorado para que sea más universal. Descargue el documento de Excel haciendo clic aquí: impactos-organizacionales-gestion-cambio_v1 o en la imagen:

Gestión del Cambio y Matriz de Brechas de Cambio
Fig. 2. Matriz de Brechas de Cambio (Descargable).

Quiero agradecer a los lectores la acogida que tuvo mi post anterior, 10 Tácticas para su Plan de Comunicación interna, que hasta la fecha tuvo en una semana 1700 visitas en Linkedin y más de 1100 en Comunicación & Cambio. Espero que les haya servido mucho.

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Ariel Jiménez Gil

Durante toda mi vida estuve rodeado de información y siempre me pregunté qué hacer con ella. Mis padres fueron empleados de empresas de telecomunicaciones y bueno, no fue complicado, me hice comunicador. Tengo más de 12 años de experiencia en comunicación organizacional, gestión del cambio y marketing en el sector privado, entre Colombia y Argentina; además he participado en proyectos con alcance en toda Latinoamérica y Estados Unidos. Estudié comunicación en la Universidad Autónoma de Occidente (Colombia). Hice una especialización en mercadeo en la Universidad Libre (Colombia) y la maestría de dirección de la comunicación institucional de la Universidad Argentina de la Empresa (Argentina). Cursé marketing en la Universidad de la Habana (Cuba), el programa de gestión de la calidad y normas ISO 9001 en el Servicio Nacional de Aprendizaje (Colombia) y una certificación en gestión del cambio en Uruguay con el Human Change Management Institute. Soy socio y consultor de la empresa Colectivo Soluciones y consultor independiente. Toda esta historia me ha hecho vivir en La Cumbre (Colombia), Cali, Bogotá y Buenos Aires y conocer gente de muchos países y culturas. Mi e-mail: arieljimenezgil@gmail.com.

2 comentarios sobre “Gestión del Cambio: impactos y brechas en su proyecto

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